Ke každému zařízení, nářadí či přístroji, které používají zaměstnanci v rámci pracovní doby, musí existovat patřičná dokumentace. Většina zaměstnavatelů si mylně myslí, že postačuje návod k obsluze. V něm jsou často uvedeny informace týkající se pokynů pro obsluhu, povinnosti údržby aj. Zaměstnavatel je pak povinen zajistit dodržování požadavků uvedených v návodu k použití. Často však návody k použití nejsou k dispozici, jelikož se jedná o starší stroje.
Dokumentace k technickým zařízením
Každé zařízení by mělo mít dva typy dokumentace, průvodní a provozní.
Průvodní dokumentace
Jedná se o dokumenty, jako je zejména návod výrobce, kde jsou uvedeny informace o montáži, manipulaci, opravách, údržbě, o plánovaných kontrolách apod.
Kontrola bezpečnosti provozu zařízení před jeho uvedením do provozu je prováděna podle průvodní dokumentace výrobce. Následná kontrola zařízení musí být prováděna vždy nejméně jednou za 12 měsíců, pokud nestanovuje průvodní dokumentace, zvláštní právní předpis či normy jinak.
Provozní dokumentace
Jedná se o soubor dokumentů týkajících se provozu zařízení. Zpravidla jsou to záznamy o revizích a kontrolách. Revize a kontroly jsou stanoveny v návodu k použití, případně zvláštním předpisem nebo normou.
Provozní dokumentace musí být uchovávána po celou dobu provozu zařízení.
Místní provozně bezpečnostní předpis
Pokud k zařízení neexistuje návod k použití, je zaměstnavatel povinen vypracovat tzv. místní provozně bezpečnostní předpis (MPBP), který upravuje zejména technologické postupy pro používání zařízení, pravidla pro zaměstnance, obsluhu a kontroly. Tento předpis bere do úvahy povahu zařízení, rizika, normy a předpisy, které se na dané typy zařízení vztahují.
Zpravidla tento předpis vypracovává technolog za spolupráce s osobou odborně způsobilou v prevenci rizik, která je schopna správně identifikovat veškeré potřebné náležitosti.
MPBP by měl obsahovat:
- účel použití a základní údaje (řezání, sekání, měření apod.)
- rizika (analýza rizik možných ohrožení zdraví, např. přimáčknutí, pád, úraz elektrickým proudem aj.)
- technické požadavky na bezpečný provoz (teplota, prostředí atd.)
- pokyny pro obsluhu (nejlépe včetně fotografií jednotlivých úkonů)
- zakázané činnosti
- údržba a kontroly (pravidelné revize, namátkové kontroly, kontroly před každým použitím apod.)
- kvalifikační předpoklady pro obsluhu (školení, průkazy)
V případě, že je návod k použití v cizím jazyce, je vhodné vypracovat MPBP, který vychází z daného návodu k použití, případně jej nechat přeložit do potřebného jazyka.
Povinnosti zaměstnavatele při používání technických zařízení
Povinností zaměstnavatele je zajistit používání zařízení v souladu s návodem k použití a zákonnými požadavky tak, aby byla zajištěna bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP). Vhodné jsou proto i pravidelné revize návodů k použití, zda jsou umístěny u všech zařízení a zda jsou kontroly a revize prováděny v souladu s návodem.
Na uvážení zaměstnavatele je vypracování MPBP i přesto, že k danému zařízení je návod k použití k dispozici. Jednotná forma všech předpisů, a zároveň termínů kontrol, je přínosná pro správný přehled a plnění povinností.
